Kvitton och arkivering i enskild firma
Om du driver en enskild firma måste du ha ordning på dina kvitton och din arkivering. Kvitton, fakturor, kontoutdrag och andra underlag är en del av företagets bokföring och måste sparas enligt bokföringsreglerna. Skatteverket anger att bokföringsmaterial ska sparas i minst sju år, och Bokföringsnämnden förklarar att arkiveringstiden räknas från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Vad menas med kvitton och arkivering?
Med kvitton och arkivering menas att du som företagare måste spara underlagen till din bokföring på ett ordnat och säkert sätt. Det gäller både papperskvitton och digitala underlag, till exempel pdf-fakturor, mejl, e-fakturor och digitala kvitton från appar.
Hur länge måste kvitton och bokföring sparas?
I enskild firma ska räkenskapsinformationen sparas i 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Har du kalenderår som räkenskapsår och bokföring för 2025 ska materialet därför sparas till och med den 31 december 2032. Ett brutet räkenskapsår kan göra att materialet i praktiken måste sparas längre än exakt sju år.
Vad måste sparas?
Det är inte bara själva bokföringen i programmet som måste sparas. Du behöver också spara:
- Kvitton och inköpsunderlag
- Leverantörsfakturor och kundfakturor
- Verifikationer och bokföringsjournaler
- Kontoutdrag
- Annat material som visar vad som har hänt i företaget
Måste man spara papperskvitton?
Inte alltid. Från och med 1 juli 2024 behöver du inte längre spara papperskvitton och pappersfakturor efter att du har digitaliserat dem korrekt. Du kan till exempel kasta ett papperskvitto när du har skannat in det i ditt bokföringsprogram och säkerställt att informationen inte kan förändras eller försvinna. Det ursprungliga kvittot får kastas så snart överföringen har skett på ett säkert sätt.
Får man spara kvitton digitalt?
Ja, det går bra att spara kvitton digitalt. Det viktiga är att informationen bevaras på ett säkert sätt och går att läsa framöver. Om ett kvitto tas emot digitalt ska det sparas i det elektroniska format som det kom i, till exempel som pdf, mejl eller e-faktura.
Vad gäller för digitala kvitton från början?
Om du får ett kvitto digitalt från början är det den digitala versionen som är originalet i bokföringen. Då är det den versionen du ska spara som en del av företagets räkenskapsinformation.
Vad händer om ett kvitto saknas?
Om ett kvitto saknas blir det svårare att visa vad kostnaden gäller och hur affärshändelsen ska bokföras. Eftersom alla affärshändelser ska ha ett underlag kan saknade kvitton skapa problem när du gör bokföring, bokslut eller deklaration.
Hur ska man arkivera kvitton i praktiken?
Det enklaste är att ha en tydlig rutin:
- Samla alla kvitton och fakturor löpande
- Spara digitala filer på ett ordnat sätt så att du kan hitta underlagen i efterhand
- Arbeta med en struktur där du sparar underlagen direkt när de kommer in, i stället för att försöka leta upp allt i efterhand
Gäller reglerna även om firman avslutas?
Ja. Arkiveringskravet försvinner inte bara för att verksamheten avslutas. Bokföringsmaterial som hör till den tid då firman var aktiv måste fortfarande sparas under hela arkiveringstiden.
Sammanfattning
Kvitton och arkivering i enskild firma handlar om att spara alla underlag till bokföringen på rätt sätt. Huvudregeln är att bokföringsmaterial ska sparas i 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Sedan den 1 juli 2024 får du i många fall kasta papperskvitton efter korrekt digitalisering, men själva informationen måste fortfarande sparas. Det viktiga är alltså inte papperet i sig, utan att kvitton och andra underlag finns kvar som säker och läsbar räkenskapsinformation.